Az Egyetemi Tanulmányi Szolgáltató Központ

Az Egyetemi Tanulmányi Szolgáltató Központ, továbbiakban ETK (korábban Központi Tanulmányi Hivatal - KTH) a Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem oktatási alaptevékenységét támogató szervezeti egység. Feladata a graduális (az alap-, osztatlan és mester) képzésekre felvételt nyert hallgatók ügyfélfogadása, a tanulmányi adminisztrációjának ügyintézése, a hallgatói adatok kezelése, a közokiratok kiadmányozása és nyilvántartása, valamint az oktatásra vonatkozó egyetemi szabályozások gondozásában való részvétel.

Az ETK szakmai irányítását igazgató útján a Rektor látja el.

Az ETK VEZETÉSE

Az ETK-t igazgató vezeti. Az ETK önálló szervezeti egységekre nem tagozódik, a szervezetét alkotó szakértői egységek mátrix-modellben működnek. Az egyes szakértői egységek együttműködnek a feladatok végrehajtásában.

Az igazgató munkáját két igazgatóhelyettes segíti. A szakmai igazgatóhelyettes felügyeli a szakmai és fejlesztési tevékenységet, az üzemeltetési igazgatóhelyettes a napi működéshez kapcsolódó feladatokat irányítja. 

Az ETK FŐBB MUNKAFOLYAMATAI:

• A felvételi folyamatban és a jogviszony létesítésekor a jelentkezők adatainak ellenőrzése, a felvételt nyert hallgatók számára a felvételi határozat kiküldése, közreműködés a jogorvoslati kérelmek elbírálásában, a felvett hallgatók beiratkozásának lebonyolítása, tájékoztatásának, tantárgyfelvételének koordinálása.
• A hallgatói jogviszony idején  a diákigazolványok érvényesítése, az ideiglenes diákigazolványok dokumentált kiadása, a személyi adatok rögzítése és karbantartása a tanulmányi rendszerben, a személyi anyagok iktatása és irattározása, törzslapok előállítása, a hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos igazolások kiadása, a hallgatók tanulmányi előmenetelének ellenőrzése a TVSz szerint, a(z egyéni) hallgatói, tanulmányi és vizsgaügyekben a kérelmek fogadása, adatszolgáltatás a döntéshozóknak, a döntések utáni adminisztráció, a hallgatók ETK hatáskörébe utalt fizetési kötelezettségének megállapítása, kirovása és ellenőrzése a vonatkozó szabályzatok alapján, közreműködés az Egyetemmel szemben tartozó hallgatókkal, volt hallgatókkal szembeni eljárásokban, az ETK hatáskörébe utalt egyéb eljárások lefolytatása.
• A hallgatói jogviszony megszűnésekor a hallgató személyes és tanulmányi adatainak nyilvántartására szolgáló végbizonyítvány, törzslap, törzslap-kivonat elkészítése és dokumentált kiadása, az oklevelek és oklevélmellékletek elkészítése, nyilvántartása.
• A hallgatói jogviszony megszűnését követően oklevélmásolatok, -másodlatok, -igazolások, a jubileumi és a díszes oklevelek kiállítása, szükség szerint azok kiadása, az oklevelek hitelességének igazolása.
• A jogszabályban előírt nyilvántartást az ETK tanulmányi rendszerben vezeti. Elektronikus úton adatot szolgáltat az Egyetem vezetése számára, a felsőoktatási információs rendszerbe vagy más, jogszabályban meghatározott rendszerbe.
• Az ETK feladata a tanulmányi, a tudományos és a nemzetközi tevékenység adminisztrációját kiszolgáló egyetemi szoftverek (Neptun.net tanulmányi és pénzügyi rendszer) és az ETK illetve az oktatói munka hallgatói véleményezésének (OHV) eredményeit megjelenítő honlapok szakmai felügyelete, üzemeltetése. Ennek keretében javaslatot tesz a rendszerekkel kapcsolatos egyetemi szoftverbeszerzésre, a hatáskörébe tartozó beszerzéseket lebonyolítja, képviseli az Egyetemet a szerződések teljesítése kapcsán, átveszi az új verziókat, valamint publikálja azok aktuális specifikációit a felhasználók számára. Oktatja a szoftvereket, kezeli a BME-n belül kiosztott felhasználói jogosultságokat, megszervezi a rendszeres napi mentéseket és az archiválást. Közreműködik a hallgatói pénzügyek ki- és befizetések intézésében.