A Neptun-rendszer

A Neptun-rendszert a felsőoktatási intézmények használják tanulmányi, pénzügyi, oktatásszervezési feladataik adminisztrálására, adatkommunikációra a FIR és azon keresztül több országos szakrendszer felé, valamint az oktatással kapcsolatos tevékenységek elvégzéséhez.

A neptun különböző modulokból épül fel, ezek a modulok egy felhasználói csoport vagy tevékenységi kör köré vannak szervezve. A modulok közül a Hallgatói és Oktatói modult WEB-ről lehet használni, a Neptun további moduljai kliens gépeken futnak a karokon, tanszékeken, a Központi Tanulmányi Hivatalban stb.

A neptunban az adatokhoz való hozzáférést egy jogosultsági hierarchia határoz meg, amelyet az egyes szervezeti egységek vezetői kérnek meg dolgozóik számára. A BME-re felvételt nyert hallgató a Gólya felvételi rendszerből Neptunba konvertálással egy időben, illetve egyedi felvétel esetén a képzéshez rendeléssel válik a rendszer használójává.

Az iratkozott hallgató az interneten tudja intézni ügyeit: a neptunban található tárgyleírások és mintatantervek alapján felveheti tárgyait, láthatja órarendjét, vizsgákra jelentkezhet, megtervezheti, ellenőrizheti tanulmányi előmenetelét. Oktatóinak munkáját véleményezheti a félév végén. Láthatja befizetési kötelezettségeit, és a gyűjtőszámla vagy bankkártya használatával befizetheti azokat. Kollégiumi díjait is a neptunban rendezheti, ösztöndíj kifizetése, diákhitel kérelme is a Neptunban intéződik. Ügyes-bajos dolgait kérvények beadásával rendezheti szintén az interneten keresztül, az egyes kérvényeknél azt is figyelemmel kísérheti, hol tart az ügyintézés. Iratai részben a Neptunban, részben a Poszeidon iktatási rendszerben tárolódnak elektronikusan hozzáférhetően.

Az oktatók a Neptun segítségével az interneten keresztül tartják a hallgatóval a kapcsolatot: tájékoztató leveleket küldhetnek hallgatói csoportoknak, évközi feladatokat, beszámolókat írhatnak ki a neptunban, amelyeknek értékelését a hallgató láthatja, vizsgalistákon adminisztrálhatják a hallgatók eredményeit, láthatják a hallgatók visszajelzéseit oktatói munkájukról. A kliensben a tanszékek elkészíthetik a kurzusajánlataikat órarendekbe illesztve a tantervmintáknak megfelelően, szabályozhatják a tárgyfelvétel menetét akár egyedi időszakok beállításával.

A karokon és a Központi Tanulmányi Hivatalban kliens gépeken adminisztrálják a hallgató minden tanüggyel összefüggő tevékenységét. Az aktív, végzett illetve tanulmányaikat megszakított  hallgatók egyaránt megtalálhatók a rendszerben, jelenleg közel 180000 hallgató. Adataikról, tanulmányi státuszukról folyamatosan jelentés készül a FIR-nek.  Ezeken túl a Neptunban saját lekérdező felületen lehet egyedi lekérdezéseket megszerkeszteni és futtatni, illetve elküldeni adott felhasználóknak a neptun adattábláival, azok kapcsolatainak feltételekkel történő megadásával.

A sokrétű feladatok végrehajtásánál a tárgyakkreditációtól az ekvivalencia vizsgálatig, a tantervminták előállításától a szakirányra jelentkeztetésig és besorolásig, tanulmányi követelmények teljesítésének vizsgálatától az oktatói terhelések méréséig a Neptun rendszerre támaszkodik a BME.

A hallgatók tanulmányaik végeztével záróvizsgát tesznek, amelynek szervezése valamint az elektronikus index alapján történő oklevél és oklevélmelléklet kiadása is a Neptunból történik.